AI導入で電子メールが過去のものに？ビジネス通信の未来像

従来の電子メールは時間がかかり、ビジネスの運営を大幅に遅らせることがある。しかし、AIの導入により、ほとんどの電子メール通信の必要性を回避し、ワークフローを合理化することが可能になるかもしれないと経営者は考えている。AIが電子メールを終わらせる方法として、従業員がプロジェクトを進めるために必要な情報を収集する電子メールの主な役割に代わり、AIに質問することが挙げられる。Guruの企業コミュニケーションディレクター、Mark Whelanによると、効果的なAI検索エンジンは会社全体のデータを収集し、ユーザーが問い合わせることができる単一のアプリにまとめる。

AIによる電子メールの終焉は、平均的な従業員が電子メールの返信を待つ時間を大幅に短縮し、オフィスの問い合わせをAIソリューションを通じて行うことで、生産性と効率を大幅に向上させる可能性がある。AIは、従業員がより多くのアイデアを開発するのを助け、電子メールの適切なトーンの設定にも役立つかもしれない。Whelanは、AIを使用して会社のデータを検索し、同僚に回答を提供する検索エンジンが既に存在すると述べている。

しかし、このアプローチにはリスクも存在する。自動化に過度に依存することで、従業員が会社のシステムについての深い理解を欠く可能性がある。AIはまだ誤りを犯す可能性があり、人間のニュアンスを理解することの難しさが、機械が人々が求める種類の情報やデータを提供することを妨げる可能性がある。それでも、Guruのチームによると、これらの問題はAIによる電子メールの終焉の利点に比べれば小さいとされる。AIシステムは、従業員が毎週電子メールの作成や情報収集に費やす日数を節約できる可能性がある。

【ニュース解説】

従来の電子メールは、ビジネスの運営において重要な役割を果たしてきましたが、情報の収集や共有に時間がかかり、作業の効率を低下させることがしばしばあります。この問題を解決するために、AI（人工知能）の活用が期待されています。AIを用いることで、従業員がプロジェクトを進めるために必要な情報を迅速に収集し、ワークフローを合理化することが可能になるかもしれません。

AIによる電子メールの代替として考えられているのは、従業員が直接AIに質問し、会社全体のデータから必要な情報を得るシステムです。このようなシステムは、従来の電子メールによる情報収集のプロセスを大幅に短縮し、従業員が迅速に情報にアクセスできるようにすることが期待されています。

AIによる電子メールの終焉がもたらす利点は多岐にわたります。まず、従業員が電子メールの返信を待つ時間が大幅に短縮され、生産性と効率が向上します。また、AIは従業員がより多くのアイデアを開発するのを助け、電子メールのトーンの設定にも役立つ可能性があります。さらに、AIシステムは、従業員が毎週電子メールの作成や情報収集に費やす日数を節約できるとされています。

しかし、このアプローチにはリスクも存在します。自動化に過度に依存することで、従業員が会社のシステムについての深い理解を欠く可能性があるほか、AIが誤りを犯す可能性や、人間のニュアンスを理解することの難しさが問題となることがあります。また、AIが情報を合成する際に誤解を招く可能性もあります。

将来的には、AIによる情報収集システムがビジネスの運営において重要な役割を果たすようになるかもしれません。しかし、そのためには、AIの精度を向上させるとともに、従業員がAIを適切に活用するための教育やガイドラインの整備が必要になるでしょう。また、AIの活用による利点とリスクをバランス良く考慮し、効果的な導入戦略を立てることが重要です。AIがビジネスの運営をどのように変革するか、今後の動向に注目が集まります。

from The end of emails — executives want AI search to act as a single source of truth.